La gestion du fonds d’archives est réalisée par les archivistes, qui s’assurent de la traçabilité des dossiers lors de leur sortie et de leur retour. Chaque dossier est doté d’un code barres assurant sa reconnaissance par le biais d’une connexion au logiciel de gestion.

Les listes de travail regroupant les dossiers demandés seront  quotidiennement extraites.

Toute personne sur le réseau peut :

• Consulter la base de données et connaître la position d’un dossier
• Faire la demande d’un dossier
• Déclarer un transfert de dossier

Quatre systèmes de classement et d’indexation sont possibles sous Archivgest :

1/ Nom, prénom

2/ Date de naissance

3/ Terminal séquentiel basé sur l’IPP (Identifiant Permanent du Patient). Permet de retrouver un dossier même sans aide de l’informatique, ce qui assure un fonctionnement permanent de l’organisation.

4/ Terminal séquentiel basé sur l’ancien système de classement

1- Recherche d’un dossier

La recherche du dossier d’un patient peut s’effectuer par l’un des systèmes d’indexation cités ci-dessus.

La recherche devra pouvoir se faire simultanément par toutes les secrétaires médicales.

2- Interrogation depuis les secrétariats : Demande de dossiers

Le logiciel permet d’interroger la base des patients pour :

• Connaître l’existence et la position d’un dossier
• Demander une opération sur ce dossier (transfert, mutation, prêt…)
• Inscrire une information, une note sur ce dossie

3- Les créations et mise à jour des dossiers

La récupération de l’identité s’effectue automatiquement par lecture d’un fichier en provenance du SIH.

Les dossiers sont créés par récupération des informations du SIH. L’opération de création ne nécessite aucune intervention humaine. Des informations complémentaires peuvent être renseignées.

4- Confirmation de sortie unique ou groupée

Cette phase consiste à valider les sorties de dossiers à l’aide du code barre. Cela suppose que les dossiers à sortir soient physiquement présents à côté de l’ordinateur. Lors de la confirmation, il ne reste plus qu’à saisir le service demandeur et le nom du médecin de l’UF.

La sortie est automatiquement déclarée pour l’UF de destination indiquée par la secrétaire qui fait la demande.

Le progiciel permet d’éditer une liste de recherche physique des dossiers (la liste détaille les dossiers en stock et les dossiers les dossiers déjà en prêt).

Il est possible d’effectuer des sorties groupée, lorsque un grand nombre de dossiers doivent être sortis pour un même service.

5- Transfert et mutation

Entre les services : lors du départ du dossier, la secrétaire du service signale la destination du dossier : UF

6- Retour

Cette phase consiste à valider les rentrées de dossiers à l’aide du code barre. La date du jour s’inscrit dans le champ « date de retour ».

7- Historique

Une historisation par dossier retracera tous les prêts,