Archivgest est un progiciel spécialisé dans la gestion des archives médicales.

Le logiciel sera en mesure de communiquer avec le système d’information hospitalier de l’établissement.

La mise en œuvre du progiciel s’inscrit donc dans la perspective d’atteindre les objectifs suivants :

• Assurer la gestion des flux de dossiers médicaux (entrées/sorties des archives centrales, vers les locaux d’archivage délocalisés, demandes de prêts, échanges entre services,…)
• Communiquer avec le système d’information hospitalier(SIH). de l’établissement pour la récupération des informations ayant trait à l’identité dans le logiciel de gestion administrative des patients…
• Permettre la gestion du fonds d’archives (distinction entre archives vivantes et archives mortes)

Le  programme actuel a plusieurs particularités :

-Il utilise une Base de données ancienne, sans interface Windows.

-Il pilote un automate gérant le carrousel : lieu de stockage de dossier qui se positionne  automatiquement en fonction des entrées et sorties à faire

-La gestion des emplacements de dossiers se fait de façon aléatoire en fonction de l’espace disponible dans les balancelles et la taille du dossier à ranger.

-Les sorties se font majoritairement via des commandes faites par les secrétariats médicaux à l’aide d’un autre logiciel qui permet également la localisation en temps réel des dossiers

-Les sorties sont validées soit par lecture du code barre de l’IPP si le dossier est dans le carrousel soit par l’édition des dossiers à sortir.

Deux inconvénients majeurs sont pointés lors de nos réunions :

• L’absence de maintenance
• Interface peu ludique
• impossibilité de retrouver un dossier en cas de panne informatique